Projekt jako jednorazowe przedsięwzięcie

Podstawą zarządzania projektami jest efektywne planowanie, organizowanie i kontrolowanie w taki sposób, aby pojawiające się po drodze trudności i ryzyko nie wpłynęły na zamierzony efekt końcowy. Każdy projekt jest niepowtarzalny „zarówno w zakresie koncepcji, jak i realizacji”[Lock 2003] Zatem istotą zarządzania projektem jest praktyczna umiejętność eliminowania porażki i ryzyka w pełnym przedziale cyklu życia projektu. W miejscu występowania tych zagrożeń, pojawia się szerokie pole odpowiedzialności inwestora jak i pozostałych pracowników zajmujących się wykonawstwem.  Prawidłowe zarządzanie projektem prowadzi do lepszych rezultatów: zwiększa się prawdopodobieństwo sukcesu przy niskich kosztach, mniejszym wysiłku i krótkim czasie realizacji [Pitagorsky 2004].

Sukcesy osiągnięte w poprzednich projektach dają zdolność do stałego zwiększania wydajności w kolejnych projektach.

Nieprawidłowe zarządzanie projektem prowadzi do niepotrzebnych przeróbek i kosztów, opóźnień, niezadowolenia klientów i wrogich relacji. Może nastąpić znaczne pogorszenie reputacji przedsiębiorstwa, a nawet narażenie życia ludzkiego [Pitagorsky 2004].

Projekt „w odróżnieniu od rutynowego procesu w przedsiębiorstwie, to jednorazowe zadanie określone, co do czasu trwania przydzielonych zasobów i celu jego realizacji, będące często zadaniem interdyscyplinarnym w stosunku do organizacji przedsiębiorstwa. Projekt polega na dostarczaniu rozwiązania problemu. Najważniejszymi wymiarami w projekcie są ilość, jakość, koszty i terminy”[Sierpińska 2004] lub inaczej, „projekt, to jednorazowe przedsięwzięcie, które ma ustalony wynik końcowy, harmonogram i kosztorys” [Sęk 2001]

Robert K. Wysocki i Rudd McGary definiują projekt jako „sekwencja niepowtarzalnych, złożonych i związanych ze sobą zadań, mających wspólny cel, przeznaczonych do wykonania w określonym terminie bez przekraczania ustalonego budżetu, zgodnie z założonymi wymaganiami” [Wysocki, McGary 2005].

M. Trocki wyodrębnia cztery główne cechy projektów:

Ø  Cel –  określa projekt, jako „działanie podejmowane dla spowodowania rezultatów oczekiwanych przez stronę zamawiającą”.

Ø  Niepowtarzalność – jest odpowiedzią na potrzebę jednostki. Każdy projekt należy traktować indywidualnie i niepowtarzalnie.

Ø  Złożoność –  przedstawia projekt jako większe działanie, „kompleksowe”, „wieloprzedmiotowe” - tzn. w realizacji danego projektu bierze udział wiele działów przedsiębiorstwa.

Ø  Określoność – cecha ta opisywana jest w różny sposób, ale najczęściej występuje, jako określoność projektów w czasie. Według Project Managament Institute projekt to ”określone w czasie działanie”, a według K. Kukuły projektem jest działanie zawarte       „w skończonym przedziale czasu, z wyróżnionym początkiem i końcem”. Według innych autorów, określoność jest podkreślana między innymi przez R. Hammer – działania, „których początek i koniec są ściśle ustalone” – B. Grupp – projekt jest „czasowo ograniczony (terminem początkowym i końcowym)”

Główną istotą projektu jest to, że realizacja przebiega niezależnie od innych działań w przedsiębiorstwie. G Leśniak-Łebkowska zaznacza, że projekt jest „wydzielony z toku codziennej, rutynowej pracy, jest realizowany równolegle z nią lub całkowitym oddelegowaniem członków zespołu do realizacji projektu”.

Biorąc pod uwagę omówione cechy, projekt można zdefiniować, jako „niepowtarzalne

realizowane jednorazowo”, złożone przedsięwzięcie mieszczące się w skończonym przedziale czasu z określonym początkiem i końcem, realizowane zespołowo za pomocą specjalnych metod i technik [Troki 2003].

Podtrzymując powyższe definicje, należy zwrócić uwagę na różnice w interpretacji pojęcia „projekt” między językiem angielskim i językiem polskim. Angielskie znaczenie „project” oznacza przedsięwzięcie oraz „plan”. W języku polskim „projekt to zamierzony plan działania, postępowania lub tylko pomysł, a także plan, szkic jakiegoś przedsięwzięcia”. Równoznacznikiem polskiego słowa „projektowanie” jest angielskie tłumaczenie „design”.

Mimo wskazanych różnic językowych używanie pojęć złożone przedsięwzięcie i projekt jest uzasadnione. Pojęcie projekt jako złożone przedsięwzięcie nie utrwaliło się w potocznym języku, jednakże zostało zaakceptowane w języku fachowym z zakresu zarządzania.

W języku polskim przyjęły się również dwie nazwy określające tę samą dziedzinę wiedzy, zarządzanie projektami (zamiast zarządzanie projektem) oraz zarządzanie przedsięwzięciami, z czego to pierwsze zyskało największą popularność. Wśród osób zajmujących się tą nauką zawodowo dużym powodzeniem cieszy się także angielskojęzyczne sformułowanie project management. Wszystkie te nazwy stosowane są wymiennie.