Cele projektu

Celem realizacji projektu jest osiągnięcie określonych parametrów. Robert K. Wysocki, Rudd McGary definiują projekt przez pięć parametrów:

Ø  zakres,

Ø  jakość,

Ø  koszty,

Ø  czas,

Ø  zasoby.

Te parametry są wzajemnie współzależne — zmiana jednego może pociągać za sobą zmianę pozostałych, przywracając tym samym projektowi równowagę. W tym kontekście zestaw powyższych pięciu parametrów tworzy system, który musi pozostawać w równowadze, by zrównoważony był cały projekt. Wymienione parametry w dużym stopniu decydują o sukcesie lub porażce projektu.

- Jakość (spełnienie wymagań) – performance. Końcowy wynik musi być zgodny z założonym wcześniej celem. Realizacja celów uwzględniających, jakość wymaga technologicznych kompetencji.

- Koszty realizacji – cost. Wykonanie projektu musi się mieścić w uzgodnionym wcześniej budżecie. Przekroczenie ustalonego kosztu oznacza zmniejszenie zysków i oczekiwanej stopy zwrotu z zainwestowanego kapitału oraz ryzyko poniesienia rzeczywistej straty finansowej.

- czas realizacji – time. Czas zakończenia projektu często powinien być krótszy lub przynajmniej równy założonemu podczas planowania. Ewentualne opóźnienia w realizacji projektu może się wiązać z konsekwencjami, które ustalono w umowie. Najczęściej są to kary finansowe.

Uwzględnienie  wymienionych trzech parametrów, prowadzi do prostej reguły: dobrze, (jakość), tanio (koszty) i szybko (czas). Projekty stanowią proces złożony w branży budowlanej, a zatem zakres i sposób opisu wymagań są sformalizowane. Ważne jest, aby były one opisane jednoznacznie, ale nie ograniczały inwencji twórczej wykonawców.

Stała kosztowa jest najczęściej wyraźna w postaci limitu nakładów i kosztów, który nie powinien być przekroczony. Czas jest parametrem projektu, który można różnie interpretować [Lock 2003]:

Ø  Określa przedział czasowy, w którym projekt powinien zostać zrealizowany.

Ø  Określa datę (terminy kalendarzowe) realizacji projektu.

Specjaliści w zarządzaniu projektami wprowadzają dodatkowy parametr jakim jest zakres projektu, (scope) – odgrywa dużą rolę w przedstawieniu zależności między podstawowymi parametrami. Zatem koszty są funkcją zakresu (Z), wymagań(W) i czasu (C), K=f(Z,W,C) [M. Trocki 2003]. Zakres zależy od wymagań, wyników projektu, ustalonego limitu kosztów i czasu przeznaczonego na realizacje projektu. Poniższy rysunek wskazuje, że podstawowe parametry projektu są ze sobą powiązane. Nie mogą one być określane samodzielnie, ale tylko i wyłącznie z uwzględnieniem wzajemnych ograniczeń i oddziaływań [M. Trocki 2003r.]

Nie można też osobno traktować czasu i kosztów. Relacja czas – koszty jest istotnym aspektem, ponieważ, niedotrzymanie  ustalonego terminu często kończy się  przekroczeniem wstępnej kalkulacji i budżetu. Biorąc pod uwagę parametr czasowy jako ścisły związek z kosztami, koszty projektu  można podzielić  na trzy rodzaje [Lock 2003]:

1. Koszty bezpośrednie – związane są z czasem na kilka sposobów. Jednym z czynników jest inflacja kosztowa. „Projekt rozpoczęty i zakończony znacznie później, niż wcześniej planowano, może kosztować dużo więcej”, ponieważ od tego czasu, koszty płac mogły wzrosnąć, świadczonych z zewnątrz usług i materiałów. Opóźnienia mogą się wiązać z nieefektywnością pracy, czego powodem jest  zła organizacja i planowanie. Jeżeli zadanie wymaga więcej czasu, niż zaplanowano, istnieje ryzyko, że roboczogodziny zostaną przekroczone.
2. Koszty pośrednie (stałe) – obejmują administracje, użytkowanie budynku, usługi i udogodniania. Związane są bezpośrednio z czasem, ponoszone są bez względu na postęp prac - do momentu zakończenia projektu. Jeśli okres realizacji się przedłuża, to automatycznie koszty te ponoszenie są przez dłuższy okres, co może powodować przekroczenie zaplanowanego budżetu.
3. Koszty finansowania – także związane są z czasem. „Jeżeli wykonawca ma debet na koncie bankowym lub wykorzystuje inną pożyczkę, jako źródło finansowania, musi płacić odsetki”. Jeśli finansuje on projekt z własnych funduszy, wtedy ponosi koszty utraconych możliwości, które są równe odsetkom lub dywidendom, jakie mógłby uzyskać z tytułu tych samych środków zainwestowanych gdzie indziej. Przedłużenie wykonawstwa projektu powoduje wydłużenie okresu finansowania, zatem odsetki od zaciągniętego kredytu rosną w odpowiedniej proporcji.

Powiązanie czasu z kosztami  urzeczywistnia się także na innej płaszczyźnie. Większość projektów (zwłaszcza budowlanych) zawiera dodatkową klauzulę, która dotyczy sankcji finansowych w przypadku nie dotrzymania terminu - opóźnienia prac prowadzonych przez wykonawcę. Klauzula ta może zawierać sumę, która będzie potrącona np. z uzgodnionej ceny projektu za jeden dzień lub tydzień opóźnienia.

Parametry wyżej omówione spełniają zasadniczą rolę podczas określania celu, który powinien kończyć się sukcesem we wszystkich aspektach projektu. Jednak często się zdarza, iż potrzebne jest obranie z naciskiem na jeden z trzech podstawowych parametrów, (jakości, kosztów lub czasu). Określają to priorytety w zakresie alokacji zasobów. Np., kiedy zbliża się końcowy termin zakończenia projektu i pojawiają się przesłanki ku temu, że nastąpi opóźnienie – wtedy główny nacisk stawia się na parametr czasowy.