Procesy inicjacji

"Inicjowanie projektu i przygotowanie Planu Projektu wymaga czasu i zużywa zasoby. Ta praca powinna być zaplanowana i zatwierdzona, jak każda inna praca w projekcie. Należy sprawdzić, czy inicjowanie projektu jest uzasadnione i czy nie odbywa się chaotycznie."  [Skuteczne Zarządzanie Projektami PRINCE2 ^TM]

W systemie  PRINCE2, celem inicjacji jest przygotowanie dokumentu na podstawie którego krąg decyzyjny zrozumie czego projekt dotyczy oraz że projekt jest przemyślany i tak skonstruowany, że będzie można skutecznie nim zarządzać. W tym celu tworzy się dokument inicjujący projekt i stanowi on podstawę uzyskania formalnych akceptacji dla planu pierwotnego. Powinien on zawierać [PRINCE2 ^TM]

Ø  Identyfikację korzyści i ryzyk oraz ocenę propozycji zarządzania zidentyfikowanymi obszarami ryzyka.

Ø  Opis podstaw projektu – materiał pozwalający przygotować dokument inicjujący projekt.

Ø  Informacje wspierające - dane na podstawie, których komitet sterujący będzie mógł potwierdzić początkową zasadność projektu.

Ø  Potwierdzenie zasadności i korzyści – materiał zachęcający komitet sterujący do zrozumienia projektu i wzięcia na siebie odpowiedzialności za jego powodzenie.

Ø  Dostarczenie komitetowi sterującemu kompletu informacji niezbędnych do zaaprobowania całego projektu i formalnego zaangażowania zasobów do realizacji przedsięwzięcia.

Ø  Opracowanie planu bazowego dla wszystkich decyzji podejmowanych w trakcie całej realizacji projektu.

Ø  Sposób zainicjowania projektu, porządkujący wszystkie części projektu.

Ø  Monitorowanie postępów w procesie inicjowania projektu względem przyjętych planów.

Inicjacja formalne jest rozpoczęciem projektu lub też rozpoznaniem konieczności przejścia projektu do kolejnej fazy. W niektórych organizacjach formalne rozpoczęcie projektu następuje dopiero po pewnych badaniach, jak np. studium możliwości. Często również w projektach wewnętrznych formalne rozpoczęcie jest poprzedzone wykonaniem pewnej części pracy, żeby zapewnić potrzebną zgodę na kontynuację. Projekty są na ogół zatwierdzane w wyniku stwierdzonego popytu na rynku (dla zaspokojenia popytu), potrzeby biznesu (np. dodatkowy produkt dla zwiększenia zysków), żądanie klienta (np. budowa podstacji energetycznej dla podłączenia klienta), postęp technologiczny, wymagania prawne.

Według P. Stępienia, inicjacja projektu została podzielona na następujące etapy [Stepień, data…:

1. Zbieranie danych
2. Określanie potrzeb
3. Wyznaczanie:

Ø  celów strategicznych i pośrednich

Ø  podstaw ekonomicznych, wykonalności

Ø  udziałowców

Ø  poziomu ryzyka

Ø  strategii

Ø  potencjalnego zespołu

1. Szacowanie zasobów
2. Identyfikacja ryzyka
3. Identyfikacja innych rozwiązań
4. Przedstawienie oferty
5. Uzyskanie zgody na realizację następnej fazy

Inicjowanie projektu można też podzielić  na następujące czynności [M. Trocki 2003]:

1. Analizę potrzeb
2. Formułowanie inicjatyw projektów
3. Zgłaszanie inicjatyw projektów kierownictwu
4. Analizowanie i ocenianie inicjatyw projektów
5. Przyjęcie inicjatywy projektu przez kierownictwo do dalszego opracowania bądź jej odrzucenie.