Kalkulacja wstępna i ofertowa

Kalkulacja wstępna umożliwia wyodrębnić umowy potencjalnie nie rentowne lub odbiegające od głównego profilu firmy. Natomiast zdarzają się sytuacje, kiedy przedsiębiorstwo przyjmuje każde zlecenie generujące marżę pokrycia kosztów pośrednich. Dzieje się tak w przypadku, kiedy firma dysponuje wolnymi mocami produkcyjnymi. Natomiast, jeśli wykorzystuje ona pełnym stopniu moce produkcyjne, to podejmie się zlecenia wówczas, gdy zyskowność będzie większa niż zyskowność obecnie realizowanych umów łącznie z karami umownymi.

Kalkulacja pokazuje nie tylko jednostkowy koszt wytworzenia ale i poszczególne składniki kosztu wytworzenia, czyli pozycje kalkulacyjne np.

• materiały bezpośrednie;
• płace bezpośrednie;
• koszty wydziałowe;
• koszty zarządu;
  Zadaniem kalkulacji jest dostarczenie informacji do:

• określenia poziomu kosztów;
• kontroli kosztów;
• ustalenia cen;
  W zależności od czasu sporządzania kalkulacji i danych, które są przyjmowane do jej zestawienia, kalkulacje dzieli się na [Zagórna 2009r.]:

1. Kalkulacja wstępna jest sporządzana przed rozpoczęciem produkcji i opiera się na kosztach przewidywanych. Może być wykorzystana do oceny stopnia pokrycia kosztów pozyskania umowy. W efekcie negatywnego wyniku kalkulacji wstępnej , przedsiębiorstwo uniknie konieczności zaangażowania eksperymentów technicznych, prawników i innych osób, których celem jest przygotowanie oferty. Tym samym można zaoszczędzić czas i koszty, które pochłonąłby projekt.
   Podstawą kalkulacji wstępnej są normy i wskaźniki techniczno-ekonomiczne, taryfikatory, taryfy cen i ceł, zbiorowe układy pracy, ceny średnie, koszty uznane za przeciętne dla danej branży czy produktu.  Kalkulacja wstępna pomaga wychwycić umowy potencjalnie nie rentowne. „Przedsiębiorstwo, które w danym momencie nie ma zleceń i dysponuje wolnymi mocami produkcyjnymi, zapewne przyjmie każde zlecenie generujące marże pokrycia kosztów pośrednich (przychody minus koszty bezpośrednie)” [red. Sierpińska 2004r.].
2. Kalkulacja ofertowa jest sporządzana głównie w przedsiębiorstwach o produkcji jednostkowej i małoseryjnej, takie jak inwestycje budowlane. Zadaniem tej kalkulacji jest ustalenie propozycji ceny. Dzięki kalkulacji ofertowej odbiorca uzyskuje informacje o cenie, producent zaś o założonym poziomie kosztów i rentowności. W przeciwieństwie z kalkulacją wstępną, ustalenie kosztu realizacji projektu wymaga bardziej szczegółowej analizy zakresu prac. Uwzględnia ona dodatkowo ograniczenia czasowe, finansowe, zdolności produkcyjne, możliwość samodzielnego wykonania zlecenia, a także koordynuje zapotrzebowanie na zasoby wynikające z realizacji projektu z ich przyszłym stanem oraz zapotrzebowaniem zgłaszanym przez kierowników innych projektów.
   
   
   Ściśle określając, wyliczenia wstępne odnoszą się do planowania kosztów projektu. Najczęściej używa się jednego z poniższych podejść [Łada i Kozarkiewicz 2007]:

• planowanie na zasadzie analogii (inaczej nazywane planowaniem odgórnym) - polega na wykorzystaniu informacji o faktycznych kosztach zbliżonych projektów i skorygowaniu tych wartości w oparciu o różnice występujące między projektami,
• modelowanie parametryczne- zaplanowanie kosztów projektu przy wykorzystaniu stałych parametrów kosztowych określające koszty jednostkowe ustalone dla wybranych istotnych zmiennych charakteryzujących zakres, jakość i termin wykonania projektu.

• planowanie od podstaw - określanie kosztów projektów bez odniesienia do danych rzeczywistych z innych projektów, najczęściej planowanie kosztów poszczególnych działań lub zasobów, a następnie sumowanie ich dla całego projektu,
• modele komputerowe i inne techniki- rozbudowane modele integrujące różne podejścia do planowania poszczególnych elementów kosztowych projektu.
• Kalkulację wstępną opiera się na średnim historycznym koszcie jednostkowym zasobu [red. Sierpinska 2004]:
  Koszt = czas trwania x liczba jednostek zasobu x średni koszt jednostki zasobu