Wykorzystanie controllingu jako systemu wspomagającego zarządzania projektem

Koszty projektu są tym czynnikiem wewnętrznym, na który firma ma znaczący wpływ już we wczesnych fazach planowania - poprzez ustalenie odpowiedniego zakresu projektu, jego jakości i terminy wykonania oraz poprzez właściwy dobór działań składających się na projekt oraz pozyskanie i alokację zasobów niezbędnych do ich wykonania. Koszty stanowią podstawową informację wykorzystywaną w controllingu projektu, ponieważ występują we wszystkich rodzajach projektów, a ich wysokość jest następstwem planów, decyzji i działań podejmowanych przez interesariuszy projektu.[Ludwiński 2009] Niezależnie od rodzaju konkretnego projektu, niezbędne jest skalkulowanie planowanej wartości zasobów zużytych w związku z realizacją projektu - czyli zaplanowanie kosztów projektu.

 „Controlling projektów, który służy do koordynowania poszczególnych podsystemów zarządzania, ma optymalizować wykorzystanie dostępnych zasobów oraz harmonizować plany dotyczące innych projektów i obszarów działalności przedsiębiorstwa z realizowanym projektem. W przeciwieństwie do koncepcji controllingu projektów jako formy zarządzania przedsięwzięciem nie podkreśla się tu wzajemnej zależności między planowaniem a kontrolą, choć wykazuje się tą zależność w praktyce.” [Sierpińska,  2004]

A. Kozarkiewicz-Chlebowska i M. Łada, controlling projektu określają jako „część systemu controllingu stosowanego w przedsiębiorstwie obejmującą wyłącznie tę sferę jego działalności, która ma charakter projektowy(…)controlling projektów można również określić jako zespół instrumentów mających na celu zapewnienie efektywnej – szczególnie z finansowego punktu widzenia – realizacji projektów”[ Kozarkiewicz-Chlebowska, Łada 2005].

Podstawowe funkcje controllingu projektów

Podstawowe funkcje controllingu projektów	Funkcje controllingu projektów
	Zorientowanie na przebieg realizacji projektów	Zorientowanie na aspekty finansowania projektów
Planowanie	Planowanie struktury projektu Opis pakietów pracy Planowanie terminów Planowanie zdolności produkcyjnych Planowanie przebiegu prac	Planowanie wykorzystania personelu Planowanie kosztów w kalkulacji wstępnej, ofertowej i końcowej Planowanie finansowe
Kontrolowanie i sterowanie	Zgodność z planem Kontrola wykonania Porównania typu: POWINNO BYĆ – JEST dla zasobów i stopnia zaawansowania prac Techniczne przedsięwzięcie korekcyjne	Kontrola kosztów, statusu projektu Porównanie typu POWINNO BYĆ – JEST dla kosztów Przedsięwzięcia zorientowane na osiągnięcie zysku
Informowanie	Określenie zasad raportowania Określenie okresów sprawozdawczych Dodatkowe sprawozdania techniczne	Raportowanie: Ø  Bieżący rachunek ekonomiczny Ø  Wskaźniki ekonomiczne projektu Ocena i komentarz

red. Sierpińska 2004

Zarządzanie kosztami projektu

Zasadniczym czynnikiem decydującym o wielkości efektywności gospodarowania czynnikami produkcji jest poziom ponoszonych kosztów przez przedsiębiorstwo. Koszty są jednym z ważniejszych wskaźników ekonomicznych działalności przedsiębiorstwa na rynku. Znajomość kosztów działalności przedsiębiorstwa jest konieczna do zarządzania nimi. Przedsiębiorstwo musi prawidłowo wykorzystywać swoje zasoby rzeczowe, ludzkie, informacyjne i finansowe. Zasoby te powinny być wykorzystywane efektywnie i racjonalnie, ponieważ ma to wpływ na wielkość ponoszonych kosztów przez przedsiębiorstwo [Kacprzyk 2008]. Tym samym kadra zarządzająca zmuszona jest do  właściwego zarządzania kosztami i wykorzystywania tych zasobów. Muszą być należycie zaplanowane procesy technologiczne i ich obsługa, np. organizacja przepływu prefabrykatów na linii produkcyjnej, w których wykorzystuje się wymienione wcześniej zasoby. Również powinny być rozpoznane i zaplanowane wszystkie działania związane z pozyskaniem klienta i sprzedażą produktu, gdyż przy tych pracach zasoby też są zużywane i w konsekwencji odzwierciedla się to w koszcie oferowanego produktu lub usługi. Każdemu przedsiębiorstwu gospodarczemu towarzyszy poniesienie kosztu (lub szerzej - wydatku). Natomiast działanie jest efektem podjętej wcześniej decyzji. Decyzje podejmuje się na podstawie otrzymanych informacji i danych. Umiejętność oraz skuteczność podejmowanych decyzji będzie zależeć od jakości oraz szybkości otrzymanych informacji i danych, które będą rzutować w przyszłości na poziom ponoszonych kosztów w przedsiębiorstwie.